为了加强增爱公益基金会（下称“基金会”）会计档案的管理，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》等有关法律法规及《增爱公益基金会财务管理制度》，制定本管理办法。

一、  基金会必须加强对会计档案的管理，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

二、  本办法适用于基金会所有财务会计档案，预算、计划、制度等文件材料。应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

三、  本办法所称会计档案是指基金会在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映基金会经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

四、  应当进行归档的会计材料具体包括：

1.      会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2.      会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

3.      财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4.      其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，票据领用簿，收据登记簿，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

五、  采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案和电子备份文档。同时满足下列条件的，内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

1.        形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

2.        使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

3.        使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

4.        电子档案要加密处理，防止电子会计档案被篡改；

5.        建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

6.        形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

六、  基金会每年形成的会计档案，应当由会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，应当由会计部门编制移交清册，移交档案部门统一保管。

七、  办理会计档案移交时，应编制会计档案移交清册，移接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由移交双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

八、  移交档案部门保管的会计档案，纸质档案原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

九、  基金会保存的会计档案一般不得对外借出。如有特殊需要且根据国家有关规定必须借出的，经基金会负责人批准，可以提供查阅或者复制或者借出。任何查阅、复制或借出都应办理登记手续，查阅或者复制、借出会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换，借出的会计档案应在规定时间内归还。

十、档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

十一、各类会计档案的保管期限原则上按照本办法附表执行，本办法规定的会计

档案保管期限为最低保管期限。

会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，比照类似档案的保管期限办理。

十二、定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。

经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，

确无保存价值的会计档案，可以销毁。

十三、经鉴定可以销毁的会计档案，应当按以下程序销毁：

1.      档案部门编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容报基金会批准。

2.      基金会负责人、会计部门负责人、档案部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

3.      档案部门负责组织会计档案销毁工作，并与会计部门共同监销。应由专门的监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定。

十四、基金会因撤销、合并或者其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续

之前形成的会计档案，应按规定办理代管或移交手续。

十五、本管理办法由基金会办公室制定并负责解释，自公布之日起实施。

 增爱公益基金会

 二O一三年五月

 2020年12月修订